SOPORTES
CONTABLES
Los soportes contables son los documentos que sirven de
base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que
se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos
Todas las
operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los
libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean
justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de
ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles
comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable,
su definición y sus principales características.
GENERALIDADES
Todos los soportes
contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón
social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de
elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales
soportes de contabilidad son:
1.
Recibo de caja
El recibo de
caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se
archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.
El recibo de
caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo
con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de
los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos
diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
2. Recibo de
consignación bancaria
Este es un
comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo
diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos
de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y
otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los
soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exijan
3. Comprobante
de depósito y retiro de cuentas de ahorros
Las
corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a
sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar
dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir
solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en
efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
4. Factura de
compra-venta
La factura
comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de
los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o
vendidos, los fletes e impuestos que se causen y
las condiciones de pago.
Desde
el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador,
factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad.
La
factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada
expresamente como factura de venta. (Preimpreso). Numeración en orden
consecutivo. (Preimpreso). Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor
o de quien preste el servicio. (Preimpreso). Apellidos y nombre o razón social
del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción
específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El
nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Preimpreso). Indicar
la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
5.
Cheque
Es
un título valor por medio del cual una persona llamada "girador",
ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de
dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
6.
Comprobante de pago
Llamado
también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad
que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un
cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para
anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo
consecutivo.
7.
Letra de cambio
Este
documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da
una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para
que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una
fecha determinada.
8.
Pagaré
Es
un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad
de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar
los créditos bancarios.
9.
Nota Débito
Es
un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes,
un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y
los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
10.
Nota Crédito
Cuando
la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o
cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías,
para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este
comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente,
una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario
de contabilidad.
11.
Recibo de caja menor
El
recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece
un fondo denominado caja menor.
12.
Nota de contabilidad
Es
el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección,
ajustes y cierre.
13.
Comprobante diario de contabilidad
Es
un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación
y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la
operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se
le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Procedimiento
contable Clasificación, análisis y codificación de los soportes Elaboración de
asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad.
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